Virtual Onboarding Solution

疫情肆虐，很多需要面對面接觸顧客的行業都大受影響，如何能在社交距離措拖下，依然與客戶保持緊密聯絡？市面上眾多的通訊軟件，又應如何挑選才能保障溝通及資訊安全？又如何透過網絡，安全地把文件給予客戶簽名？ Virtual Onboarding 方案是一個協助員工與客戶安全地溝通及簽署文件的方案，建基於Microsoft Teams 上的一個綜合式視像會議方案，提供銷售員一個一站式網上雲端平台與客戶以視像會議形式會面，從而進行銷售、產品介紹、服務推廣等，客戶更可以以電子簽名完成傾銷過程，促進銷售員「開單」的進度，提升公司生產力，然而會議過程會進行錄製及電子簽名，在法律上同樣具有效力，保障雙方權益。平台內設有客戶會議時間的列表、客戶名稱、會議時間及日期、加入會議按鈕等，給予銷售員更容易安排日後會議的時間。由於方案是利用了Microsoft Teams 的優勢，因此此方案同樣具有企業級的網絡安全及法規保護，客戶及機密資料受多重網絡保障，以防止任何惡意攻擊及資料盜竊，安心使用會議及簽名。適合需要達到監管要求的機構例如保險行業，或是想提供一個最安全的平台與客戶去進行保密會議同交易。Microsoft在Meeting Solutions 及Unified Communications as a Service 領域中，獲得Gartner’s Magic Quadrant認可，成為市場競爭對手之中的領袖。在香港的市場，Teams 更被保險業監管局推薦同應用。 對於疫情的影響，政府實施限制人與人之間的社交距離，此舉嚴重影響不少需要與客戶面對面接觸或傳銷的員工。 因此，Virtual Onboarding Solution 提供員工一個綜合式的視像會議平台，使其可以在虛擬環境中與客戶見面並管理Microsoft Teams中的客戶的會議安排及文件處理。

方案設計及介面極具人性化，設置新的會議過程只需幾個按鍵及填寫資料，系統會自動從Office 365 通訊簿配對收件人電郵到Azure AD，對方便會以電郵或短訊收到會議通知詳情及會議連結。屆時雙方可以透過任何電子裝置，只需要按連結即可加入網絡會議，即使對方沒有Microsoft Teams 帳戶亦不成問題。而進行會議前，你可以加插一個免責聲明去制定你有關嘅會議條款，以確保對方了解及同意所述細則。而基於法規問題，進入會議前，Microsoft Teams 會檢查對方的GPS定位位置，確保客戶現正身處於香港。會議開始時，按下錄制會議，系統便會自動把會議的聲音及畫面上傳到OneDrive，你亦可以選擇加插第三方插件進行自動錄製添！會議其間，你可以利用Teams 的Share Screen 功能將裝置上的畫面或重要文件即時傳遞給對方去講解，令客戶對你的Presentation 更容易明白和吸收。如何雙方在傾談交收達成共識後，客戶可以透過Adobe Sign 的function 進行電子簽名，不但具有法律效力，而且更節省大量時間及資源。在Virtual Onboarding 的介面裡，整合了Access log 及PowerBI 報告，列出每位客人有關開會嘅資料例如開會時間、使用裝置、文件資料等，提供全方位去分析同管理日後營運上嘅安排。最後，採用Microsoft Team 的最重要原因之一當然是它的網絡安全保障，Microsoft 於Cloud Services 層面上會有定期的第三方滲透測試及認證報告去提供最新的隱私、安全、同規相關嘅資料。