Virtual Onboarding Solution

協助員工與客戶安全溝通及簽署文件嘅方案

Microsoft Teams遙距銷售平台 獲保險業監管局認可

迎接工作新常態,雲端見客簽名一Tick 過

疫情肆虐,很多需要面對面接觸顧客的行業都大受影響,如何能在社交距離措拖下,依然與客戶保持緊密聯絡?市面上眾多的通訊軟件,又應如何挑選才能保障溝通及資訊安全?又如何透過網絡,安全地把文件給予客戶簽名? Virtual Onboarding 方案是一個協助員工與客戶安全地溝通及簽署文件的方案,建基於Microsoft Teams 上的一個綜合式視像會議方案,提供銷售員一個一站式網上雲端平台與客戶以視像會議形式會面,從而進行銷售、產品介紹、服務推廣等,客戶更可以以電子簽名完成傾銷過程,促進銷售員「開單」的進度,提升公司生產力,然而會議過程會進行錄製及電子簽名,在法律上同樣具有效力,保障雙方權益。平台內設有客戶會議時間的列表、客戶名稱、會議時間及日期、加入會議按鈕等,給予銷售員更容易安排日後會議的時間。由於方案是利用了Microsoft Teams 的優勢,因此此方案同樣具有企業級的網絡安全及法規保護,客戶及機密資料受多重網絡保障,以防止任何惡意攻擊及資料盜竊,安心使用會議及簽名。適合需要達到監管要求的機構例如保險行業,或是想提供一個最安全的平台與客戶去進行保密會議同交易。Microsoft在Meeting Solutions 及Unified Communications as a Service 領域中,獲得Gartner’s Magic Quadrant認可,成為市場競爭對手之中的領袖。在香港的市場,Teams 更被保險業監管局推薦同應用。 對於疫情的影響,政府實施限制人與人之間的社交距離,此舉嚴重影響不少需要與客戶面對面接觸或傳銷的員工。 因此,Virtual Onboarding Solution 提供員工一個綜合式的視像會議平台,使其可以在虛擬環境中與客戶見面並管理Microsoft Teams中的客戶的會議安排及文件處理。

綜合Microsoft Teams 優勢,提供一切您會議所需工具

方案設計及介面極具人性化,設置新的會議過程只需幾個按鍵及填寫資料,系統會自動從Office 365 通訊簿配對收件人電郵到Azure AD,對方便會以電郵或短訊收到會議通知詳情及會議連結。屆時雙方可以透過任何電子裝置,只需要按連結即可加入網絡會議,即使對方沒有Microsoft Teams 帳戶亦不成問題。而進行會議前,你可以加插一個免責聲明去制定你有關嘅會議條款,以確保對方了解及同意所述細則。而基於法規問題,進入會議前,Microsoft Teams 會檢查對方的GPS定位位置,確保客戶現正身處於香港。會議開始時,按下錄制會議,系統便會自動把會議的聲音及畫面上傳到OneDrive,你亦可以選擇加插第三方插件進行自動錄製添!會議其間,你可以利用Teams 的Share Screen 功能將裝置上的畫面或重要文件即時傳遞給對方去講解,令客戶對你的Presentation 更容易明白和吸收。如何雙方在傾談交收達成共識後,客戶可以透過Adobe Sign 的function 進行電子簽名,不但具有法律效力,而且更節省大量時間及資源。在Virtual Onboarding 的介面裡,整合了Access log 及PowerBI 報告,列出每位客人有關開會嘅資料例如開會時間、使用裝置、文件資料等,提供全方位去分析同管理日後營運上嘅安排。最後,採用Microsoft Team 的最重要原因之一當然是它的網絡安全保障,Microsoft 於Cloud Services 層面上會有定期的第三方滲透測試及認證報告去提供最新的隱私、安全、同規相關嘅資料。

SOS Virtual Onboarding Solution a

虛擬視像會議

SOS Virtual Onboarding Solution b

企業級的網絡安全及法規

SOS Virtual Onboarding Solution c

工作新常態

SOS Virtual Onboarding Solution d

簡單使用者介面

視像會議
會議過程錄製
會議白板

地理位置檢查
免責聲明
嚴格監管要求
Microsoft 網絡安全保護

即時通訊
同事間網上共同協作文件
文件分享及編輯

一鍵加入會議
員工會議報告
智能分析數據

方案重點

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一鍵加入會議

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快速新增會議

SOS Virtual Onboarding Solution Highlight c

會議過程錄製

SOS Virtual Onboarding Solution Highlight d

訪問日誌及Power BI 報告

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讀取Office 365 通訊簿到Azure AD

只需一鍵鏈接即可參加網上會議,簡單的使用者介面,為員工及客戶提供人性化的設計

簡單的界面只需要設置會議日期、時間、議程及會議內容,系統便會自動將會議邀請發送給客戶

一鍵開始錄製會議過程,把聲音及畫面記錄下來,減低日後有任何法律上的衝突,保障雙方利益。 您也可以加插插件進行自動錄製。

綜合式的報告可監督會議及客戶數據,例如會議次數、視頻會議的持續時間、保險產品類型、客戶位置等

可以從Office 365通訊簿中存儲和檢索客戶聯繫信息

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免責聲明接受頁面

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地理位置檢查

SOS Virtual Onboarding Solution Highlight b

服務推出和變更管理

SOS Virtual Onboarding Solution Highlight a

豐富的生產力工具

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靈活定價和技術支援

客戶必須在參加視頻會議之前簽署免責聲明協議

會議開始之前將檢查客戶位置,以確保客戶身處於香港

SOS提供專業的客戶服務管理,包括用戶使用培訓和管理技能轉移服務以及一切電腦技術支援

由Microsoft Teams 提供支持,包括電子郵件和日曆、Office Online、雲端存儲、工作計劃器、工作流等

以訂閱形式收費,價格靈活具彈性,包括電腦技術支援、定期更新和用戶使用培訓